查阅和保存人事记录
本政策适用于: 所有在职员工.
目录表
I. 政策
要求, 大学将向在职雇员提供查阅其保存在人力资源厅和个人用人单位的人事记录的机会. 审查仅限于每年一次.
II. 指导方针/程序
员工访问
一年一次, 现雇员可, 人力资源办公室的代表(保存在人力资源部门的人事记录)或用人单位的管理员(保存在该部门的人事记录)在场, 检查他/她的人事记录. 审查人事记录的请求必须提前提出，审查将在双方同意的正常营业时间内进行. 在审查时必须出示大学身份证. 员工可以在审查时手写笔记, 但不得移走档案或其任何部分. 应要求，我们将提供人事记录项目的副本.
下列文件或其副本可查阅:聘用或聘任书原件及有关表格和申请文件, 特别行动表格或记录(如调动或晋升记录), 与绩效相关的文件(包括试用期审查), 年度审核, 绩效行动或改进计划, 咨询笔记, 警告, 和纪律文件), 工资单和工资信息, 推荐信/便条, 考勤记录, 以及其他动作形式.
以下类型的文件将不提供给员工审查和访问:主管的个人笔记, 受律师-当事人保密特权保护的文件, 正在开发的文件用于与民事, 刑事, 或申诉过程或程序, 与可能的刑事犯罪调查有关的记录, 医疗记录, 起草文件, 和, 仅适用于教师或学术任命, 信, 笔记, 或外部推荐信备忘录，由非大学现任员工提供，并且在首次任命时提交推荐信不会收到酬金或费用, 连任, 促销活动, 或者终身职位的奖励.
如果员工不同意他/她的档案中的记录或认为有错误, 一份不同意或反驳的声明将根据要求放在档案中.
主管在人力资源部门查阅人事记录
监事, 在人力资源厅一名代表在场的情况下, 是否可以查阅存放在人力资源部门的员工人事记录. 预约应在正常工作时间提前安排在双方都同意的时间. 除非另有授权, 主管的审查也受到上述人事记录类型的限制，这些记录将不供审查. 招聘主管也可以访问和审查当前员工的档案，该员工是与招聘相关的最终内部候选人. 见政策#133:招聘和选拔.
3. 人事记录的维护和保留
人事记录是保密的，将由人力资源部和雇员的用人单位按保密方式处理和保存. 与雇员有关的任何医疗文件必须保密地保存在单独和安全的(i.e.(锁定的存储单元)文件. 人事记录必须按照规定的时间框架保存 保留大学记录政策.
参见: